第十四屆中國廣州國際環保產業博覽會
暨2020“一帶一路”環保產業創新創業大會
2020年6月16日-18日 | 中國進出口商品交易會展館
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參展準備   
    
很多企業朋友負責展會準備工作的往往是一些新手,面臨千頭萬緒的準備工作,無所適從,其實參加一個展會也并非想像中那么復雜,大致有如下五個實際工作。一、搭建    搭建是整個環節的重中之中,50%的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得,搭建工作的細節:
1、通過設計圖考慮在展場中的效果;2、監督防火材料的使用,杜絕安全防患;
3、成本控制:實行一攬子合同;4、最好在布展前去工廠看一看,對材料和工藝有一個預先的監管和了解;
5、現場搭建的進度控制尤為重要,叮囑搭建公司做好預案,特別要求其排出工期,細化到每一小時做什么,嚴格細致的時間表,才是保證現場搭建在兩天半緊張有序完成的基礎。二、展品    向市場部征詢一個展品目錄是展品工作的第一步,然后將這個目錄具體化,主要是展品的外形、尺寸。然后將這個目錄(以及配合展品的圖片)提供給搭建公司,由他們考慮如果安排展品的布置。
當然,事先已經做好設計圖的情況下,可能需要對展品進行一些取舍,或是對展品的表現形式進行改進,這些就需要發揮智慧,按以往的經驗,外行看熱鬧,內外看門道,拿出具有競爭力的產品是成功展示的關鍵,另外,核心產品以實物為好,因為實物可以現場演示,這樣讓客戶有深入的認知。    最后,要熟悉展覽館對特殊展品的要求,比如用火、用氣、限高等等數據,在這里要提醒一下,主辦方提供的《參展商手冊》是需要熟悉的,作為企業展會準備工作負責人,這個文件一定閱讀一遍的,并在重點內容加以批注和備忘。三、資料   
資料的準備也是關鍵之一,在資料的準備上,求全求細,特別是對產品的介紹,性能、參數等等務求細致周全,以備萬一,經常在展會上看到一些挑剔和內行的買家對產品的參數的提問,搞的接待人員焦頭爛額,另外如果展覽會外商較多,翻譯上力求專業準確。    資料的編排不求多花哨,簡潔大氣,具有國際性即可,但紙張建議使用較好的紙張,如果在樣本的設計上,突出一兩個設計的亮點,那就更好了。這些可與設計師多溝通,宣傳材料的紙張、印刷應該力求精美,版式設計方便閱讀,圖片盡量完善、清晰。這些資料是給客戶的第一印象。參加一個大型的國際專業展覽會,展覽的資料、宣傳策劃反映出一個企業的綜合素質。另外,一定要準備充足的名片。參展人員名片應以中英文印制,數量以每日50-100張準備。    另外國外企業對CI包裝很講究,觀察他們的展位,就是一個標準展位,他們都會把他們公司的形象、Logo在方方面面體現,他們甚至做好不干膠的Logo貼紙自己貼在標準展位的楣板、桌椅、垃圾桶上。這一點做法上,也是需要吸取的。四、搭建及現場    搭建是現場展覽的第一步,雖然僅僅是“監工”,但也要有得力干將參與。將設計圖演變為現實的場景,往往會存有偏差,另外,與展館方、主辦方的一些協調工作,也需要企業進行協調,排除一切突發事件,不利因素,保證搭建順利進行,需要一名到幾名頭腦靈活,做事主動的工作人員在搭建現場進行“監工”,這些工作人員應提前指定,在與搭建公司前期的溝通中,他們可以參與進來,了解搭建的相關事宜,便于他們在現場開展工作。
    正式開展的接待工作人員應分為以下工種:    1、現場接待:外形要好,性格外向主動,英語熟練,他們主要是負責接待到達展位的客戶,講解和解答,這些工作人員的數量可能要多一些,可根據展位的大小和布局:有幾面口、幾個接待臺、幾個重點展示的產品來確定人數,對這些人的要求就是彬彬有禮,不卑不亢,笑臉迎人,口齒清晰,專業知識扎實,另外特別注意的是,各負責各的一片區域,不能有客人來詢問,就一擁而上,你也解答他也解答,顯得現場比較亂,另外,遇到講不明白的東西,可大方的介紹給能講明白的人。
    因此,需要第2種工種:現場總協調,這個人應是經理一級,他主要管理所有“現場接待”,解決“現場接待”所不能應付的問題,這個人領導能力要強,重要的是專業知識一定精深。    第3種工種:級別高一些,因為,現場會有重要客戶應約來訪,來的都是客,特別到達展會現場,自然不如家里條件好,因此接待的級別通過接待的人來提高,給客戶愉快的感受。所以,如果有副總(或以上)一級的,應赴會接待一下。    第4種工種:屬于跑腿型的,現場難免會有一些體力活,雜活,突發事情,比如臨時買個膠帶或工具、搬搬資料,忙的時候,頂一把。總歸要有兩三個腿腳靈活、眼明手快,對展館地形熟悉的人搞定這些細碎工作。    第5種工種:總后勤:這個人負責搞定赴展會所有員工的衣食住行,需要指出的是,在展會現場,花銷自然不會小,物品自然要貴一些,展會上比較辛苦,因此,不能太小氣,讓大家吃好、住好、工作開心。總后勤可能需要一兩個幫手,視參會工作人員的數量來定,比較重點的工作是飲用水和中餐。
    最后需要說明的是,視展位的大小,安排相應的人手,如果展位小,安排的人少,那么可能就一個身兼數職,但工種大抵如此,不論如何,赴展會前的動員會是一定要開的,確定職責,分工明確,確保參展的數天內工作緊張有序。五、提前約定目標客戶    同重要的客戶約定見面時間,以加強業務聯系,這也是展覽會的重要工作之一,可由專人負責重要客戶的約會、接待、以及洽談的安排,不能因為展會現場工作比較忙亂,而冷落了這些重要客戶。因此來說,需要一個公關能力比較強的人主抓這項工作,提前擬定約會客戶的名單,向他們發出邀請,確保他們蒞會,保證約會成功,達到商業目的。    在實際操作中,很多參展商過分寄希望于主辦方來邀請買家,其實這是很錯誤的,企業在廣泛的宣傳和邀請買家赴展會與其見面的過程中,本身對自己就是一種宣傳,畢竟能赴會參展,也是企業實力的一種象征。

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